Nel contesto aziendale, ogni email che invii è un’opportunità per mostrare professionalità.
Due elementi spesso trascurati — l’oggetto del messaggio e l’uso corretto di CC (copia conoscenza) e CCN (copia conoscenza nascosta) — possono fare la differenza nel modo in cui il destinatario recepisce la tua email di lavoro.
In questa breve guida, vi consigliamo come scrivere email di lavoro corrette nell’impostazione dell’oggetto, del corpo della email e dell’uso di CC e/o CCN.
1. Importanza dell’oggetto in una email di lavoro
L’oggetto è il primo contatto che il destinatario ha con la tua email. Deve essere:
- Breve: poche parole che condensino il tema centrale
- Descrittivo: il destinatario deve capire subito di cosa parla la mail
- Diretto: evita frasi vaghe o generiche (ad es. “Informazioni” è troppo generico)
Un oggetto ben scritto aumenta la probabilità che la mail venga letta subito e non finisca nel dimenticatoio.
Esempi efficaci di oggetto:
- “Richiesta approvazione budget Q3”
- “Aggiornamento progetto XY entro venerdì”
- “Proposta collaborazione – [Nome Azienda]”
2. Strutturare il corpo di una email di lavoro
Dopo l’oggetto, segui questa struttura:
- Saluto iniziale: “Gentile Dott. Rossi,” oppure, in contesti meno formali, “Buongiorno Maria,”
- Presentazione sintetica / contesto: chi sei (se necessario) e il motivo della mail
- Corpo del messaggio: vai subito al punto, con chiarezza e sintesi
- Chiamata all’azione (CTA): indica ciò che desideri (es. “Attendo conferma entro lunedì”)
- Chiusura e firma: con formula adeguata e dati di contatto
- Revisione: controlla ortografia, coerenza e correttezza prima dell’invio
Questo approccio garantisce che il destinatario comprenda rapidamente il contenuto e sappia cosa fare.
3. Quando usare CC e CCN in una email di lavoro?
L’uso corretto di CC e CCN rafforza chiarezza e rispetto nella comunicazione interna ed esterna.
- CC (copia conoscenza)
Inserisci in CC i soggetti coinvolti che hanno bisogno di essere messi a conoscenza del contenuto, senza essere i destinatari principali.
Esempio: invii una proposta al cliente e in CC metti il tuo responsabile interno, per informarlo. - CCN (copia conoscenza nascosta / BCC in inglese)
Usa CCN quando desideri nascondere gli indirizzi email degli altri destinatari o evitare che tutti i destinatari vedano tra loro chi altro ha ricevuto la mail.
È utile in mailing list interne, invii multipli a clienti che non si conoscono tra loro, oppure per proteggere la privacy.
Attenzione: non abusare del CCN. Se usi troppo spesso CCN, potresti causare fraintendimenti o isolare chi riceve la mail.
4. Qualche suggerimento pratico
- Evita di scrivere email troppo lunghe: il messaggio potrebbe essere frainteso o rimandato
- Non ignorare il campo CC nei reply: se una persona è inclusa in CC inizialmente, mantienila nelle risposte (se il contenuto è rilevante anche per lei)
- Inviare una mail senza oggetto è segno di scarsa cura e rischia di essere ignorata
- Prima di inviare, leggi la mail ad alta voce: potresti accorgerti di frasi poco chiare o errori
5. Un Esempio pratico
Oggetto: “Richiesta feedback bozza documento – scadenza 10/10”
Gentile Dott.ssa Bianchi,
spero che stia bene. Le invio in allegato la bozza del documento relativo al progetto Alfa, per un suo feedback.
La prego di indicarmi eventuali modifiche entro venerdì 10 ottobre, in modo da procedere con la versione finale.
Resto a disposizione per chiarimenti.
Cordiali saluti,
Marco Rossi
Responsabile Progetti
[Nome Azienda]
m.rossi@azienda.it | +39 347 xxx xxxx
In questo caso, potresti mettere in CC il tuo collega che seguirà la revisione e, se ci sono destinatari multipli che non devono vedersi, inserire i loro indirizzi in CCN.
Quando e come scrivere una email formale?
Una email formale si scrive in contesti professionali, accademici o istituzionali, quando è necessario comunicare con tono serio e rispettoso. Va usata per contattare superiori, clienti, enti pubblici, università o potenziali datori di lavoro.
Per scriverla correttamente segui queste regole:
- Oggetto chiaro: indica subito lo scopo della comunicazione.
- Saluto iniziale: “Gentile Dott. Rossi,” oppure “Spett.le [Nome Azienda]”.
- Testo sintetico e diretto: spiega il motivo della mail in modo ordinato, senza frasi lunghe o informali.
- Registro professionale: evita abbreviazioni, emoticon e linguaggio colloquiale.
- Conclusione cortese: chiudi con formule come “Resto a disposizione per ulteriori chiarimenti” o “Cordiali saluti”.
- Firma completa: inserisci nome, cognome, ruolo e contatti.
Quando e come scrivere una email informale?
Una email informale si scrive in contesti di comunicazione quotidiana, quando il rapporto con il destinatario non richiede un registro formale. È adatta per scambi tra colleghi con cui si ha confidenza, amici, collaboratori abituali o partner di progetto con cui c’è un rapporto consolidato.
Per scriverla correttamente:
- Oggetto semplice, ma chiaro: non serve troppa formalità, ma deve essere comprensibile.
- Saluto amichevole: “Ciao Luca,” o “Buongiorno Anna,”.
- Stile diretto e spontaneo: frasi brevi, tono naturale, senza rigidità.
- Possibile uso di abbreviazioni o emoji: solo se il rapporto con il destinatario lo consente.
- Chiusura semplice: “A presto,” o “Grazie ancora,” seguiti dal nome.
FAQ – Email di lavoro: oggetto, CC e CCN
Come scrivere un oggetto efficace per una mail di lavoro?
Un oggetto efficace deve essere breve (6-10 parole), chiaro e specifico. Deve comunicare subito lo scopo della mail. Evita termini generici come “Info” o “Richiesta” e preferisci formule come: “Conferma riunione 12/10 alle 15:00” o “Richiesta approvazione budget progetto Beta”.
Quali errori evitare nell’oggetto di una email professionale?
Gli errori più comuni sono: non inserire l’oggetto, scrivere frasi vaghe, usare troppi punti esclamativi o abbreviazioni poco chiare. L’oggetto deve essere sobrio e professionale.
Quando usare il campo CC in una mail di lavoro?
Il campo CC va usato per mettere in copia chi deve essere informato ma non è il destinatario principale. È utile in contesti aziendali dove più figure devono avere visibilità sul contenuto, senza dover intervenire direttamente.
Che differenza c’è tra CC e CCN?
- CC mostra a tutti i destinatari chi è in copia.
- CCN nasconde gli indirizzi agli altri. Serve per proteggere la privacy o per invii multipli a persone che non si conoscono tra loro.
Quando è corretto usare CCN (copia conoscenza nascosta)?
CCN è consigliato per inviare comunicazioni a più destinatari esterni che non devono vedere gli indirizzi reciproci. È utile anche per newsletter interne o comunicazioni di gruppo in cui si vuole evitare il “rispondi a tutti”.
Cosa significa lasciare fuori un collega dal CC?
Se un collega inizialmente incluso in CC viene escluso nelle risposte, potrebbe percepire mancanza di trasparenza. Mantieni la stessa lista di destinatari a meno che il contenuto non riguardi più quella persona.
Come chiudere una mail di lavoro in modo professionale?
Con una formula di cortesia semplice come “Cordiali saluti” o “Distinti saluti”, seguita da firma completa: nome, cognome, ruolo e contatti. Questo rafforza credibilità e chiarezza.
