Ognuno di noi tiene conservate fatture, ricevute, scontrini e tanto altro con il risultato di avere cassetti e porta documenti stracolmi di carta.
Non tutto però deve essere conservato in eterno in quanto per quasi tutti i documenti esiste un limite temporale passato il quale scatta la prescrizione e quindi la perdita della loro validità.
Vediamo quanto tempo dobbiamo tenere i nostri documenti prima di gettarli creando spazio senza il timore di eliminare quelli che dobbiamo necessariamente conservare per un determinato periodo.
Anche perché la facilità con la quale accumuliamo un po’ di tutto ci obbliga a fare periodicamente pulizia con il dubbio di capire se è arrivato o meno il momento in cui possiamo disfarci di un determinato documento.
Premettiamo che a parte qualche caso tutti i documenti hanno una data massima di conservazione passata la quale possiamo tranquillamente cestinarli e fare posto a tutti quelli che subentrano man mano che passa il tempo.
La prima cosa da fare ed accertarci della loro data di emissione dalla quale parte il termine di prescrizione e di conservazione nel tempo.
Vediamo ora caso per caso quali sono le varie tempistiche oltre le quali la documentazione diventa non più utile per eventuali usi successivi.
Dai due ai tre anni: la prima tappa utile per archiviare
Partiamo dagli scontrini fiscali che vengono rilasciati quando acquistiamo oggetti e cose nel quotidiano.
Questi debbono essere conservati in generale per 26 mesi tempo necessario per far valere la garanzia di legge sui nostri acquisti coperti da garanzia.
Bisogna comunque fare attenzione alle varie estensioni di garanzia che ci obbligano a tenerli per tutta la durata della stessa in modo da poterne usufruire senza problemi di data.

È comunque importante segnalare che nel caso non trovassimo più uno scontrino ed abbiamo utilizzato un sistema elettronico di pagamento (pos, carta di credito o debito, finanziamenti, bonifici, ecc.) possiamo dimostrare gli acquisti con i vari estratti conto emessi, ricordandoci di tenerli per il periodo di validità della garanzia.
Se invece la fattura o lo scontrino sono relativi ad acquisti che danno diritto ad una deduzione o detrazione nella dichiarazione dei redditi, vanno trattati come documenti fiscali.
La loro conservazione si lega a tutto il periodo della relativa deduzione che può anche essere anche pluriennale e quindi debbono essere tenuti per cinque anni dal termine della detrazione stessa al fine di eventuali controlli.
Quali documenti possiamo invece eliminare dopo tre anni?
Non tutti lo sanno ma dopo solo tre anni possiamo cestinare il bollo delle nostre auto o dei veicoli di vario genere.
Stessa cosa per le ricevute di pagamento saldate relative a parcelle di professionisti in genere, come avvocati dentisti, medici, studi tecnici e simili.
Cosa possiamo eliminare dopo cinque anni
Dopo cinque anni, può essere eliminata la dichiarazione dei redditi insieme a tutti i documenti di spesa collegati.
Anche se hai fatto una dichiarazione precompilata e tutte le spese sostenute risultano regolari e correttamente inserite nella stessa è obbligatorio conservarla cinque anni in quanto il fisco potrebbe fare accertamenti.

La sola eccezione che sposta a sette anni tale limite è relativa ad una dichiarazione dei redditi non fatta: qui il Fisco può chiederne conto per una eventuale verifica fino a sette anni dopo.
Cinque anni è anche la data limite per conservare le bollette delle nostre utenze che debbono essere conservate per tale periodo dalla data di scadenza del relativo pagamento.
Questo per tutelarci a fronte di richieste emesse con doppia emissione o per eventuali contestazioni relative alla bolletta stessa.
Stessa validità si ha per le ricevute dell’IMU e della TARI (tassa sui rifiuti), per le ricevute di pagamenti degli affitti e delle spese condominiali.

Sempre cinque anni è il termine di prescrizione delle multe relative alle infrazioni del Codice della Strada con la distinzione che tale periodo è relativo a tutte le violazioni accertate da Carabinieri, Polizia Stradale e Forze dell’Ordine con l’eccezione di quelle elevate dalla Polizia Locale.
Per quelle rilevate dal Comune attraverso la Polizia Locale, il termine di prescrizione scende a due anni dalla cosiddetta iscrizione a ruolo, che coincide con il momento in cui il Comune avvia la procedura per incassare la sanzione.
Questo è importante in quanto dal momento in cui riceviamo una multa dalla Polizia Urbana il termine di prescrizione non si avvia e quindi non decorrono i termini fin tanto che non viene effettuata tale iscrizione.
Bisogna stare attenti in quanto ci sono Comuni che impiegano anche un anno a mettere a ruolo le multe e quindi il termine dei due anni si posticipa per il tempo che passa dalla data del verbale a quella di messa a ruolo.
Cosa si può cestinare dopo dieci anni
Vediamo ora cosa possiamo archiviare passati dieci anni dalla data del documento.
Gli estratti conto corrente e delle varie carte di credito e debito.
Le cambiali, che hanno una prescrizione di soli tre anni, ma considerato che è solo presuntiva per non incorrere in problemi il consiglio è di tenere le ricevute per i dieci anni successivi al loro pagamento.
La documentazione relativa a finanziamenti e mutui e quella relativa alle polizze vita di una persona mancata da dieci anni, ed ancora le sentenze con l’eccezione di quelle relative al diritto di famiglia.
Infine, la certificazione energetica di un immobile in quanto la sua validità è di dieci anni ma anche in questo caso il consiglio è di tenerla per almeno venti anni nel caso ci fossero problemi legati ad eventuali compra-vendite.
Documentazione da archiviare trascorsi dieci anni
A questo punto non rimane molta documentazione in quanto come abbiamo visto sono tanti i documenti la cui prescrizione si perfeziona passati i dieci anni.
Dopo quindici anni possiamo buttare via tutta la documentazione relativa ai vari bonus e superbonus e ristrutturazioni edilizie per le quali abbiamo ottenuto dei crediti fiscali.
Li ricordiamo brevemente: interventi di risparmio energetico ed efficientamento, rifacimento facciate esterne, interventi antisismici, acquisto mobili ed elettrodomestici, abbattimento barriere architettoniche ed altri.
Tutti interventi per i quali si è goduto di un credito fiscale che avrebbero una prescrizione di cinque anni ma considerato che il fisco rateizza questi sgravi in dieci annualità la tempistica dei cinque anni deve essere considerata passati cinque anni dall’ultima rata di credito.
Questo è importante in quanto il fisco si riserva di fare controlli puntuali ed è necessario mantenere la documentazione per almeno quindici anni per non incorrere in problematiche difficili da risolvere.
Cosa dobbiamo conservare per sempre
Esistono dei documenti per i quali è bene sacrificare dello spazio fisico nelle nostre scrivanie in quanto perderli o gettarli potrebbe rendere difficile se non impossibile recuperarne copie.
Tutti gli atti di beni immobili e mobili registrati, come rogiti notarili, dichiarazioni di successione od accettazione di eredità e certificati di proprietà di un’auto.
Ovviamente in caso di alienazione passati dieci anni potremmo anche eliminare la documentazione ma sarebbe sempre meglio conservarli per qualsiasi problematica connessa che potrebbe verificarsi in futuro.
Tutte le varie dichiarazioni di conformità degli impianti di varia natura installati negli edifici (gas, elettricità, termoidraulici od altro) ed i documenti relativi a pratiche sanatorie di abusi edilizi e relativi condoni.
Gli attestati dei contributi previdenziali versati da lavoratori autonomi, i vari titoli di studio, le sentenze relative al diritto di famiglia ed i referti medici.
In conclusione possiamo constatare che seguendo queste semplici regole si può gestire al meglio la mole di documenti che teniamo conservata eliminando quella oramai più vecchia e non più utilizzabile da nessuno in quanto oramai prescritta.